活动会场布置需要包括详细的分工和需要完成的时间。准备时列出物资清单，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失。活动会场布置一般要准备主席台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水、主席台发放的文件材料、签字笔、鲜花等等。活动会场布置一般需要提前进入会场，留足布置会场的时间。领导嘉宾需要事先联系好会议室，如提前到小会议室休息，活动正式开始时再正式进入会场。活动会场布置所借的音响设备必须事先调试，确保万无一失。如果有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备，并安排专人负责。如果现场需要播放视频，需事先将所有需播放视频拷入电脑，放至桌面文件夹，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等。事先制作议程视频，字体要大一点，活动会场布置可适当配以相关图片，配合主持人介绍时播放议程视频。需注意的是，电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异，字体颜色和背景色间的对比可能需要调整。活动会场布置还须设签到席，派专人负责签到。会场布置人员在摆放席卡时，职务的领导的名字放在正中，职务或排名次之的领导的名字放在他左边，再次之的领导名字放在职务的领导的名字右边，以此类推，特别要注意的是其中左右是席卡摆放者面对观众而言。
所有大型活动必须联系摄影，并写新闻稿。重大活动需要联系新闻中心，并于会后交新闻稿。活动会场布置人员在会议结束后，需清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。