各个单位的人事部门很重要，会存放大量的人事资料，分门别类之后，要按照次序存放好，人事档案盒是不可缺少的。
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
作为一种必不可少的办公用品，档案盒在日常办公中依然有着很大的用处。 档案盒主要是用于文件归档，使用档案盒可以方便存取，易于文件存放。档案盒作用主要是收集企业、学校等等机构本身的信息资料，可以包括计划、中间过程的草稿、成果、以及各种评价、相关的资料等。
办公用品中可以选购的档案盒子有几十类，可见应用范围有多广，其中主要应用在各个机关或者私人档案管理部门中整理和装订存储文件的装具。如果办公用品中没有档案盒的存在，文件会出现褶皱，破损严重，参差不齐等现象。装订文件的时候应该以对准右上角进行及时装订，有时候会根据实际需要进行三到四类别的细致划分。如果划分的很详细就需要更多的档案盒来装置这些文件，办公用品的大小都是有规格尺寸的，因此档案盒里面不能装有太多的文件夹，为了拿取方便，一个档案盒里面的空隙在抽取时不影响另一个文件掉落为宜。
机关部门对于办公用品的摆放较为严格，比如每个档案盒子上面的编号如果涉及过多，可以采用AA或者BB及CC这种样式打头的字母，后面加上具体的数字，这样根据档案的内容简明扼要的呈现出来。为了扩展业务需要，有时候也可能会设置一些空档编号，作为标记作用，这个时候根据实际需求，进行调整即可。