盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等，整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
收集是档案工作的起点。机关档案部门对档案的收集主要是做好机关内文件的归档工作。收集的档案要求做到：应归档的文件材料齐全、完整;文体按其内容的关系，合并整理立卷;对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，进行初步的分类整理。档案管理一般包括全宗、分类、案卷的编立和排列、编制案卷目录等内容。全宗即机关的全部档案，一个机关只能有一个全宗;分类就是把全宗内的档案按一定的方法进行分门别类;案卷的编立包括立卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷封面的编目等工作。
根据档案盒印刷加工订做的档案盒时的印，直接折叠。就可以折成图片中的样子。在档案盒内存放资料用白带直接系上。能更好的固定档案盒。左侧的盖子是用松紧带和插签包装。右边的盖子能固定两边的耳朵。把文件稳定的固定在档案盒中间。更容易存放和方便取阅。
按照国家档案盒对档案盒尺寸的要求订做，国标档案盒尺寸大小为：310mm×220mm，脊背宽度的设置根据档案不同，有10mm-100mm之间十种；封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌；材质是采用国产或者进口350克无酸纸印制。